Der Umzug Ihres Büros oder Rechenzentrums ist weitaus komplexer und anspruchsvoller als der Umzug Ihres Wohnsitzes. Dies liegt daran, dass geschäftskritische Informationen an jedem Punkt des Umzugs gefährdet sind, was die Tür zu Datenschutzverletzungen innerhalb Ihres Unternehmens öffnet. Wenn ein Büroumzug nicht angemessen gehandhabt wird, kann dies schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben.
Stellen Sie sicher, dass Sie ein professionelles Büroumzugsunternehmen beauftragen, das alle Bundes- und Landesgesetze zur Aktenverwaltung einhält. Diese Unternehmen können Ihnen mithilfe sicherer Verfahren beim Umzug Ihres Büros helfen und die Risiken und Verbindlichkeiten einer Datenschutzverletzung begrenzen. Auch mit der Unterstützung dieser professionellen Umzugsunternehmen müssen Sie vor dem Umzug noch einige Schritte unternehmen, um Ihre sensiblen Daten und Ihr Unternehmen zu schützen.
Wählen Sie einen Projektmanager aus
Beauftragung eines Teammitglieds mit der Überwachung des gesamten umzugsservice ist bei Ihrem Büroumzug von entscheidender Bedeutung. Diese erfahrene und sachkundige Person kann bei der Vorplanung helfen, sich mit dem Büroumzug abstimmen und eventuell auftretende Umzugsprobleme bewältigen.
Eliminieren Sie veraltete Technologie und Büroartikel
Vermeiden Sie es, alte Technik, Geräte und Büromöbel, die Sie nicht nutzen, an den neuen Standort zu verlegen. Gehen Sie durch Ihr Büro und suchen Sie nach unerwünschten Netzwerkgeräten, Computern, Druckern, Telefonen, Möbeln und Kopiergeräten, die zerstört oder gespendet werden können. Möglicherweise verfügt Ihr Büroumzugsunternehmen über einen Entsorgungsdienst, der die Gegenstände für Sie abtransportiert und entsorgt.
Nutzen Sie eine sichere Chain of Custody
Auch Ihre vertraulichen Geschäfts-, Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterdaten müssen sicher und intelligent übertragen werden. Eine sichere Aufbewahrungskette stellt sicher, dass alle Papierdokumente und Dateien in Ihrem Büro ohne das Risiko einer Datenschutzverletzung verlagert werden.
Ein professionelles Büroumzugsunternehmen wird während des gesamten Umzugs branchenführende Chain-of-Custody-Protokolle anwenden und Ihren Umzug dennoch so effizient wie möglich gestalten. Zu diesen Verfahren gehört der Transport Ihrer Unterlagen mit Gondeln, die in Plastik mit Sicherheitssiegeln verpackt sind, und die Erteilung der Befugnis, das Siegel zu durchtrennen, nur an eine Person.
Bewahren Sie alte Schallplatten mit Bedacht auf
Bei alten Datensätzen besteht ein hohes Risiko für Datenschutzverletzungen, da Unternehmen selten so viel Wert auf den Schutz veralteter oder unerwünschter Datensätze legen. Allerdings stellt jeder Datensatz, der Kundendaten oder Unternehmensinformationen enthält, ein erhebliches Risiko für Ihr Unternehmen dar. Am besten arbeiten Sie mit einem Büroumzugsunternehmen zusammen, das auch über eine sichere Aufbewahrungseinrichtung für Unterlagen verfügt. Sie sparen Umzugskosten und Platz am neuen Standort und können dabei das Risiko von Datenschutzverletzungen verringern.
Beauftragen Sie den richtigen Büroumzug
Es besteht ein großer Unterschied zwischen der Beauftragung eines erfahrenen Büroumzugsunternehmens und einem normalen Umzugsunternehmen, das nicht auf gewerbliche Umzüge spezialisiert ist. Sie sollten einen qualifizierten Umzugshelfer mit Fachkenntnissen im Daten- und Datensatzmanagement beauftragen, um Ihre digitalen und Papierakten während des Umzugs zu sichern.
Ein professioneller Büroumzug gestaltet den Umzugsprozess so reibungslos wie möglich, sodass Ihr Unternehmen nach dem Umzug schnell wieder einsatzbereit ist. Bevor Sie ein Büroumzugsunternehmen beauftragen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Erfahrung in der Aktenverwaltung.
• Möglichkeiten zur Aufbewahrung und Vernichtung von Akten. • Sichere Verfahren für den Transport der Produktkette haben umfangreiche Hintergrundüberprüfungen durchlaufen und sind in den Feinheiten von Büroumzügen und Aktenverlagerungen geschult. • Einhaltung aller Bundes- und Landesvorschriften, einschließlich umzugsfirma HIPAA
Wenn Ihr Unternehmen einen Büroumzug plant, wissen Sie wahrscheinlich bereits, wie komplex der Prozess ist und wie wichtig es ist, Ihre sensiblen Daten in die Hände eines Umzugsunternehmens zu legen, dem Sie vertrauen können. Sie möchten nur mit einem seriösen Büroumzugsunternehmen zusammenarbeiten, das bewährte Verfahren und modernste Ausrüstung einsetzt.
